Pirmdienas prioritāte: izvēlies svarīgāko darbu laikus

Kinoteikumi redakcija

Pirmdienas sākumā pieraksti vienu darbu, kuram šonedēļ vajadzīga nepārtraukta uzmanība. Tad atrodi tam konkrētu vietu dienā, pirms kalendāru aizpilda ziņas, sapulces un citu cilvēku lūgumi. Doma „Svarīgāko darbu izvēlies pirms diena izvēlas tavā vietā” atgādina par vienkāršu izvēli: reaģēt uz katru jaunu uzdevumu vai vispirms atvēlēt laiku tam, kas patiešām virza darbu uz priekšu.

Ko nozīmē izvēlēties pirms diena izvēlas tavā vietā

Šī doma nav aicinājums ignorēt negaidīto. Darba dienā mēdz rasties jautājumi, uz kuriem jāatbild tūlīt. Taču, ja pirmo brīvo stundu bez apdomas atdodam ienākošajiem pieprasījumiem, svarīgākais darbs bieži paliek vakaram, kad uzmanības jau ir mazāk.

Izvēlēties laikus nozīmē no rīta nosaukt vienu uzdevumu, kura paveikšana dienai dotu skaidru virzienu. Tas var būt piedāvājuma uzmetums, sarežģīta lēmuma sagatavošana vai mācību darbs. Uzdevumam nav jābūt lielākajam sarakstā. Tam jābūt pietiekami nozīmīgam, lai būtu vērts aizsargāt laiku tā veikšanai.

Pirmdienā šāda izvēle palīdz arī saprast nedēļas mērogu. Ja svarīgajam darbam vajadzīgas vairākas stundas, vienā dienā iespējams paveikt tikai pirmo daļu. Skaidri nosaukts sākums ir noderīgāks par neskaidru apņemšanos „šonedēļ pie tā pieķerties”.

Kā atšķirt steidzamu uzdevumu no nozīmīga

Steidzamam uzdevumam parasti ir tuvs termiņš vai kāds gaida atbildi. Nozīmīgs uzdevums palīdz sasniegt mērķi, novērst būtisku šķērsli vai pieņemt lēmumu, no kura atkarīgs turpmākais darbs. Viens uzdevums var būt gan steidzams, gan nozīmīgs, taču šīs īpašības nav viens un tas pats.

Piemēram, īsa atbilde kolēģim var būt vajadzīga līdz pusdienlaikam, lai viņš varētu turpināt darbu. Tā ir pamatoti steidzama. Savukārt projekta plāna pārskatīšanai var nebūt šodienas termiņa, lai gan bez tās komanda nedēļas beigās joprojām nezinās, ko darīt tālāk. Tā ir nozīmīga, pat ja neviens par to šorīt neatgādina.

Kad uzdevumi sacenšas par vietu dienā, palīdz trīs pārbaudes:

• Kas konkrēti notiks, ja šo darbu atlikšu līdz rītdienai?
• Vai kāds nevar turpināt savu darbu, kamēr neesmu atbildējis?
• Vai šis darbs palīdz atrisināt jautājumu, pie kura citādi būs jāatgriežas vēlreiz?

Atbildes palīdz noteikt secību. Tās nav stingrs noteikums katrai situācijai: klienta problēma, drošības jautājums vai īsts termiņš var prasīt tūlītēju rīcību. Mērķis ir pamanīt arī tos nozīmīgos darbus, kuri paši skaļi neprasa uzmanību.

Pirmdienas piemērs: pilna iesūtne un nepabeigts plāns

Iedomājies pirmdienu, kurā jāatbild uz divdesmit ziņām un jāsagatavo nedēļas darba plāns. Iesūtne šķiet steidzamāka, jo tajā redzami jauni paziņojumi. Plāns ir klusāks uzdevums: par to neparādās atgādinājums ik pēc dažām minūtēm.

Vispirms pārskati ziņas tik ilgi, lai pamanītu jautājumus ar īstu termiņu vai cilvēkus, kuri gaida atbildi, lai varētu turpināt. Uz tiem atbildi vai norādi, kad atbildēsi. Pārējām ziņām ieplāno vēlāku laiku. Pēc tam atvēli, piemēram, četrdesmit piecas minūtes plāna pirmajam variantam un šajā laikā aizver iesūtni.

Šāds solis neatceļ pārējos pienākumus. Tas tikai neļauj vieglāk pamanāmajam darbam automātiski aizņemt visu rītu. Ja darba raksturs prasa pastāvīgi sekot ziņām, nepārtrauktas uzmanības posms var būt īsāks. Svarīgi, lai tam ir sākums un skaidrs mērķis.

Viens jautājums pirms pirmā uzdevuma

Pirms ķeries pie darba, pajautā sev: kurš viens paveikts darbs šovakar ļautu teikt, ka pirmdiena ir pavirzījusi nedēļu uz priekšu? Atbildei jābūt konkrētākai par „sakārtot visu”. „Uzrakstīt plāna pirmo variantu” dod skaidru sākumu; „vairāk pastrādāt pie plāna” atstāj pārāk daudz vietas atlikšanai.

Ja atbildes ir vairākas, izvēlies vienu, kuram vajadzīga tava pilna uzmanība un kuru būs grūtāk paveikt starp pārtraukumiem. Mazos, ātri izpildāmos darbus vari apvienot citā dienas posmā. Tā prioritāte kļūst par lēmumu par laiku, nevis tikai vēl vienu ierakstu darbu sarakstā.

Īss pieraksts, ko izmantot jau šorīt

Uzraksti vienu teikumu: „Šodien no plkst. __ līdz __ es strādāšu pie ; pirmais pabeigtais solis būs .” Ieraksti to vietā, kuru dienas gaitā tiešām redzēsi. Ja iespējams, šajā laikā atliec paziņojumus un sagatavo vajadzīgos materiālus pirms darba sākuma.

Dienas beigās pārbaudi, vai iecerētais solis ir paveikts. Ja plānu izjauca neparedzēts, patiešām steidzams darbs, nosauc nākamo pieejamo laiku. Prioritātes izvēle nav solījums, ka pirmdiena ritēs bez pārtraukumiem. Tā ir iespēja atgriezt uzmanību pie nozīmīgā, kad diena mēģina to aizvest citur.

Avots: Editorial research